#85691

Praca na sekretariacie nie jest trudna. Nie wymaga zbyt dużej merytorycznej wiedzy. Do wysyłki listów ma się ubogi program poczty polskiej, do wpisywania faktur Excela, artykuły biurowe zamawia się z Makro. Telefonów niekoniecznie trzeba odbierać, bo robią to wszyscy, którzy akurat obok niego są. Na koniec miesiąca trzeba zrobić zestawienie poczty wychodzącej i wpisać zapłacone faktury. Co jakiś czas przyjdzie klient i trzeba zrobić jemu kawę.
Czy to jest duży zakres obowiązków?

Większość z was powie, że nie. I ja się z tym zgodzę, jednakże moja współpracownica uważa, że jest tego o wiele za dużo. Owszem, są takie dni, gdzie wysyłki poczty jest bardzo dużo - obsługujemy około 100 złożonych podmiotów i czasem przed Zgromadzeniem, trzeba zawiadomić wszystkich ich członków. Wtedy listów może być nawet 150, co powoduje, że dużo czasu marnuje się na drukowanie kopert, wkładanie do nich listów, a potem zaklejanie.
Wtedy zawsze mogła liczyć na moją pomoc, jednak ostatnimi czasy chyba się "zapomniała".

Niegdyś stanowisko moje [Asystentka Zarządu] było połączone ze stanowiskiem Sekretariatu. Jednak przez rozrost firmy zdecydowano się je rozdzielić i tak w lipcu zeszłego roku zatrudniono Sekretarkę [S]. Osoba, która wprowadziła Sekretarkę w jej obowiązki i wyjaśniła strukturę firmy, miała już wtedy stanowisko Asystentki Zarządu [AZ], na którym była do marca, a marcu zastąpiłam ją ja.

Poprzednia AZ uprzedziła mnie, że S. potrafi wykorzystywać ludzi. I często gdy zapoznawała mnie z obowiązkami, S. starała się ją odciągnąć, żeby popakowała z nią listy itd. AZ stwierdziła, że dała sobie wejść na głowę i częściowo przez to zmienia pracę. Ja jednak mam twardy charakter i potrafię powiedzieć NIE.

Tak sobie żyłyśmy z S. w miarę dobrych stosunkach - ja jej czasem pomogłam, czasem sama zrobiłam za nią jakąś rzecz np. wpisałam faktury, bo widziałam, że ma dużo pracy. Nawet tego nie zauważała i dopiero ją uświadamiałam, że zrobiłam coś za nią. Zawsze jej powtarzałam, że siedzę w drugim pokoju i nie widzę ile czego ma, jeśli do niej nie wejdę, ale ona ma do mnie przyjść jakby chciała pomocy - tak jak zresztą inne osoby z firmy.

Zgrzyt przyszedł kiedy poszłam na 1,5 tygodniowe L4. Mamy zasadę, że gdy jedna z nas jest na L4, bądź urlopie, druga przejmuje jej obowiązki. I tak, gdy ja wysyłałam listy zamiast S., tak ona nawet nie uruchomiła mojego maila przez co prawie przepadł nam termin rozprawy z obowiązkowym stawiennictwem.
Podobna sytuacja wystąpiła, gdy byłam na urlopie. Przejmowaliśmy nowy podmiot i trzeba było go wprowadzić do systemu. Wracam po 4 dniach odpoczynku i widzę 130 maili z tego właśnie podmiotu z danymi. Nic nie ruszone, a trzeba zaraz robić im rozliczenia.
Porozmawiałam z S. i co usłyszałam?
- Jestem zapracowana i nie mam czasu zajmować się jeszcze twoją durną skrzynką, a poza tym już wróciłaś, to możesz to zrobić.

Siadłam, ogarniałam maile do końca dnia i zostało mi ich jeszcze 20. Poinformowałam o tym Zarząd [kwestia nadgodzin] na co oni zareagowali zdziwieniem, ponieważ S. powiedziała, że wszystko ogarnia.

Od jakiegoś miesiąca S. zaczęła chodzić i mówić, że jej nie pomagam, że powinnam z nią robić listy, a nie siedzieć u siebie. Przestała nagle się odzywać, a jak się spytałam o co jej chodzi, jak typowa kobieta powiedziała, że o nic.
Nie jesteśmy w przedszkolu, aby bawić się w takie gierki. Nie chce się odzywać, niech się nie odzywa, byle swoje obowiązki wykonała prawidłowo.

Po czym kilka dni temu przychodzę do niej z pilnym listem do sądu. Mówię, że to musi wyjść dzisiaj i za potwierdzeniem odbioru.
- To pójdzie jutro, bo nie mam czasu i nikt mi nie pomaga.
- To jest sądówka, to ma to wyjść dzisiaj.
- Przyszła wielce Pani i mam jej robić to co ona każe! Żadnego listu ci nie wyślę.
- To ja mam sama iść na pocztę i go wysłać? To są twoje obowiązki, a nie moje.
- No właśnie, ty masz swoje obowiązki, ja swoje to mi się do moich nie wpier...

Byłam wściekła, widzieli to inni obecni w pokoju i znają mój charakter. Byłam o krok od zjechania jej z góry na dół, ale stwierdziłam, że mam swój pewien poziom, z którego nie chcę rezygnować. Poczekałam, zobaczyłam, że wpisała mój list na wysłane.
Następnego dnia podejmuję ostateczną próbę rozmowy przed pójściem do Szefów. Oczywiście S. nie wie o czym chce rozmawiać, bo to moje stanowisko było stworzone, żeby pomagać jej, a nie na odwrót i ona ma więcej pomocy od innych niż ode mnie, a to ja powinnam robić wysyłki. Skoro spór kompetencyjny według niej polegał na tym, że jeden z jej głównych obowiązków miałam wykonywać ja [co owszem, mam robić gdy ona jest na urlopie lub L4] poszłam do szefów i poprosiłam, aby porozmawiali z nami.

Powiedziałam im, że jak mogę to jej pomagam. Ale kilka razy jej odmówiłam - szczególnie gdy chciała zrzucić na mnie bardzo dużą wysyłkę. Za to ona cały czas mówiła o tym, że się nie wyrabia, że od nikogo nie ma wsparcia, że nikt nie uważa jej za ważną.
Szefowie jasno postawili sprawę - to ja jestem jej kierownikiem, a nie ona moim, więc ja mogę jej pomóc, tak jak wszyscy inni, ale nie będę za nią wykonywała obowiązków.